Lo esencial. Clinic Assistant es una herramienta de apoyo para la comunicación y la gestión de tu clínica. No es un producto sanitario ni sustituye tu criterio profesional: tú decides qué se envía a tus pacientes y sigues siendo responsable de la atención clínica. Pagas una suscripción mensual o anual, sin permanencia, y tus datos son tuyos: puedes exportarlos cuando quieras.
1. Partes y aceptación
Estos términos regulan el contrato entre ZCV Aesthetic Medicine, S.L., con NIF B93876035 y domicilio en C/ Príncipe de Vergara 57, 1º C, 28006 Madrid («Clinic Assistant»), y la persona física o jurídica que contrata el servicio para su actividad profesional («la Clínica»).
Al marcar la casilla de aceptación durante el alta, o al usar el servicio, la Clínica acepta estos términos y la Política de privacidad. Quien acepta en nombre de una sociedad declara tener facultades para obligarla.
El servicio se ofrece solo a profesionales y empresas. Por eso no se aplica la normativa de consumidores y usuarios, incluido el derecho de desistimiento.
2. El servicio
Clinic Assistant es un software como servicio que, según el plan contratado, permite:
- recibir los mensajes de WhatsApp de la Clínica, clasificarlos y preparar o enviar respuestas con inteligencia artificial;
- derivar al profesional, sin valorarlos, los mensajes que mencionan síntomas o dudas médicas;
- enviar recordatorios de cita y seguimientos;
- gestionar la agenda, las reservas desde la web de la Clínica y la disponibilidad;
- consultar la ficha de cada paciente, sus notas, consentimientos e importes facturados;
- crear presupuestos y tarjetas regalo, y exportar la facturación;
- analizar la cuenta de Instagram de la Clínica y proponer contenidos;
- gestionar los usuarios del equipo y sus permisos.
Las funciones de cada plan y sus límites de uso (mensajes de pacientes al mes, usuarios, sedes) son los que aparecen en la página de precios en el momento de contratar. Podemos mejorar o modificar funciones mientras no reduzcamos de forma sustancial el servicio contratado.
3. Alta y cuenta
- La Clínica se da de alta en app.clinicassistant.io con datos veraces y actualizados.
- La Clínica declara que ejerce legalmente la actividad sanitaria y que sus profesionales cuentan con la titulación y colegiación exigidas.
- La Clínica es responsable de las personas a las que da acceso, de los permisos que les asigna y de custodiar las credenciales. Debe avisarnos de inmediato si sospecha de un acceso no autorizado.
4. Contratación electrónica
De acuerdo con el artículo 27 de la LSSI-CE, informamos de que:
- El contrato se celebra en línea, en app.clinicassistant.io: la Clínica crea su cuenta, elige un plan, acepta estos términos y la política de privacidad marcando la casilla correspondiente y, al terminar la prueba o al contratar, introduce sus datos de facturación y medio de pago.
- Antes de confirmar, la Clínica puede revisar y corregir los datos introducidos en cada paso.
- Guardamos la fecha y la versión de los términos aceptados, y la Clínica puede consultar en cualquier momento la versión vigente en esta página y descargarla o imprimirla.
- El contrato se formaliza en español.
- Tras la contratación enviamos un email de confirmación con el plan contratado.
5. Periodo de prueba
Las clínicas nuevas pueden probar el servicio gratis durante 14 días, sin introducir medio de pago. Durante la prueba el asistente funciona en modo sombra: redacta respuestas pero no las envía a los pacientes. Al terminar, la Clínica puede contratar un plan; si no lo hace, la cuenta se desactiva y sus datos se suprimen en los plazos de la Política de privacidad.
6. Planes, precios y pago
- Los precios se indican en euros y no incluyen IVA, que se añade en la factura cuando corresponda.
- La suscripción se paga por adelantado, mensual o anualmente, con el medio de pago registrado. Emitimos factura de cada cobro.
- Si la Clínica supera el cupo de mensajes de su plan, le avisaremos antes. El exceso se factura por bloques de 1.000 mensajes al precio vigente, o la Clínica puede pasar a un plan superior.
- Los cambios a un plan superior se aplican de inmediato y se cobra la parte proporcional. Los cambios a un plan inferior se aplican en la siguiente renovación.
- Podemos actualizar los precios avisando con al menos 30 días de antelación. El nuevo precio se aplica desde la siguiente renovación, y la Clínica puede cancelar antes si no está de acuerdo.
- Si un cobro falla, lo reintentaremos y avisaremos a la Clínica. Si el pago no se regulariza en 15 días, podremos suspender el servicio hasta que se abone.
7. Duración y cancelación
- La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales al contratado (mes o año).
- La Clínica puede cancelar en cualquier momento desde su panel. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado y no da derecho a reembolsos parciales, salvo que la ley lo exija.
- Tras la baja, la Clínica dispone de 30 días para exportar sus datos. Después se suprimen según la Política de privacidad.
8. Finalidad del servicio y responsabilidad profesional
Esta cláusula es esencial en el contrato:
- Finalidad prevista. Clinic Assistant es una herramienta administrativa y de comunicación: atiende consultas sobre precios, citas, horarios e información general de la Clínica, envía recordatorios y gestiona la agenda y la documentación administrativa. No es un producto sanitario y no está destinado a ningún fin médico: no diagnostica, no valora síntomas, no establece prioridades clínicas, no recomienda tratamientos y no realiza el seguimiento clínico de los pacientes.
- Para respetar esa finalidad, el asistente no responde a mensajes que mencionen síntomas, molestias o dudas médicas: los deriva al profesional sin valorarlos. La derivación se basa en reglas sobre el texto y no es infalible, porque un mensaje puede no reconocerse como médico. La Clínica debe mantener sus propios canales y protocolos de atención de urgencias e informar de ellos a sus pacientes.
- La Clínica no debe configurar ni utilizar el servicio para responder consultas médicas, orientar sobre síntomas o indicar tratamientos a un paciente concreto.
- La Clínica elige el grado de autonomía del asistente (sombra, asistido o automático) y es responsable de revisar el contenido de su base de conocimiento y, cuando corresponda, las respuestas antes de enviarlas.
- La responsabilidad sobre la atención a los pacientes, las decisiones clínicas y el contenido enviado en nombre de la Clínica corresponde a la Clínica y a sus profesionales.
- Clinic Assistant no es el sistema de historia clínica de la Clínica. Si una conversación contiene información relevante para la asistencia, la Clínica debe incorporarla a la historia clínica conforme a la Ley 41/2002, de autonomía del paciente.
9. Transparencia sobre el uso de inteligencia artificial
- De acuerdo con el artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, el asistente está diseñado para que los pacientes sepan que interactúan con un sistema de IA: se presenta como asistente automatizado de la Clínica y nunca afirma ser una persona.
- La Clínica no puede desactivar, eludir ni instruir al asistente para ocultar su naturaleza, ni presentarlo como un profesional concreto.
- La Clínica se compromete a que las personas de su equipo que usen el servicio tengan la formación básica necesaria sobre su funcionamiento y sus límites (art. 4 del Reglamento de IA). Clinic Assistant pone a su disposición la documentación y guías de uso.
10. Obligaciones de la Clínica
- Usar el servicio conforme a la ley, al Código de Deontología Médica y a la normativa de publicidad sanitaria y del medicamento. En particular, no utilizar el servicio para anunciar al público medicamentos de prescripción (como la toxina botulínica) ni para difundir publicidad sanitaria no autorizada.
- Informar a sus pacientes del uso de un asistente automatizado y de cómo se tratan sus datos, y contar con la base legal necesaria para tratarlos.
- Enviar comunicaciones comerciales (promociones, novedades, tarjetas regalo) solo a pacientes que lo hayan consentido o con quienes exista una relación que lo permita, conforme al artículo 21 de la LSSI-CE. Los recordatorios de cita y los seguimientos asistenciales no tienen finalidad comercial y no deben usarse para promociones.
- Realizar, cuando proceda, la evaluación de impacto en protección de datos del tratamiento. Clinic Assistant le facilitará la información necesaria.
- Mantener actualizada y correcta la información de su base de conocimiento: tratamientos, precios, contraindicaciones, horarios y cuidados.
- Si vende tarjetas regalo, fijar sus condiciones (validez, canje, devoluciones) y cumplir la normativa de consumidores y la deontología profesional. Clinic Assistant solo proporciona la herramienta para crearlas y enviarlas.
- No usar el servicio para enviar spam, mensajes masivos no solicitados ni contenidos ilícitos, ni para fines distintos de su actividad sanitaria.
- No intentar acceder al código, eludir los límites del plan ni revender el servicio sin autorización.
11. Servicios de terceros
El servicio se conecta con herramientas de terceros que la Clínica elige y contrata por su cuenta, como WhatsApp, Instagram, Google Calendar, su software médico o Contasimple. La Clínica debe cumplir sus condiciones de uso.
WhatsApp. La conexión con WhatsApp se realiza a través de la plataforma oficial WhatsApp Business de Meta (Cloud API). Para usarla, la Clínica necesita una cuenta de WhatsApp Business a su nombre, aceptar las condiciones de Meta (incluidas sus políticas de mensajería empresarial y de comercio) y completar la verificación de empresa que Meta solicite. La Clínica puede conservar su número y seguir usando la app WhatsApp Business en modo coexistencia, en las condiciones que fije Meta.
Meta exige que los pacientes hayan aceptado recibir mensajes de la Clínica por WhatsApp antes de que esta les escriba primero (por ejemplo, recordatorios). La Clínica es responsable de obtener ese consentimiento, para lo que el widget de reservas incluye la casilla correspondiente. Meta puede revisar y rechazar plantillas de mensaje, y limitar o suspender un número si recibe quejas o detecta incumplimientos de sus políticas.
El precio del plan incluye lo que Meta cobra por las plantillas de recordatorio y seguimiento, hasta dos por cita. Las respuestas a mensajes de pacientes no tienen coste de Meta.
Instagram. Los datos de Instagram se obtienen a través de la API oficial de Meta con la autorización de la Clínica. La comparativa con otras cuentas usa solo datos públicos de cuentas profesionales que esa API pone a disposición.
No respondemos de las decisiones, interrupciones o cambios de los servicios de terceros, aunque haremos lo razonable para adaptarnos y mantener el servicio.
12. Disponibilidad y soporte
- Ponemos los medios razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, con un objetivo de disponibilidad del 99,5 % mensual, excluidas las paradas programadas y las causas ajenas a nuestro control.
- Avisaremos con antelación de las paradas de mantenimiento previstas y procuraremos hacerlas fuera del horario habitual de las clínicas.
- El soporte se presta por email en [email protected] en días laborables. Los planes que lo incluyen tienen soporte prioritario.
13. Encargo del tratamiento de datos
Para prestar el servicio, Clinic Assistant trata por cuenta de la Clínica datos personales de sus pacientes, incluidos datos de salud. Esta cláusula constituye el contrato de encargo del tratamiento exigido por el artículo 28 del RGPD y el artículo 33 de la LOPDGDD.
- Objeto y duración: prestar el servicio descrito en estos términos mientras dure el contrato.
- Naturaleza y finalidad: recepción, almacenamiento, clasificación, transcripción, generación de respuestas, envío de comunicaciones y presentación de datos en el panel de la Clínica.
- Datos y personas afectadas: datos identificativos, de contacto, de citas, económicos y de salud de los pacientes y potenciales pacientes de la Clínica, y datos de sus usuarios.
- Instrucciones: Clinic Assistant tratará los datos solo según las instrucciones documentadas de la Clínica, que son estos términos y la configuración que la Clínica haga en el servicio. No los usará para fines propios, no los cederá y no los utilizará para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Instrucciones ilícitas: Clinic Assistant informará inmediatamente a la Clínica si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos.
- Ubicación: los datos se tratan en servidores situados en la Unión Europea.
- Confidencialidad: las personas autorizadas para tratar los datos están sujetas a deber de confidencialidad.
- Seguridad: se aplican las medidas técnicas y organizativas descritas en la Política de privacidad, adecuadas al riesgo de los datos de salud.
- Subencargados: la Clínica autoriza de forma general los subencargados listados en la Política de privacidad. Clinic Assistant avisará con al menos 15 días de antelación de cualquier cambio, y la Clínica podrá oponerse y, en su caso, resolver el contrato. Los subencargados asumen las mismas obligaciones.
- Asistencia: Clinic Assistant ayudará a la Clínica a atender los derechos de los pacientes, a realizar evaluaciones de impacto y a cumplir sus obligaciones de seguridad, y le notificará sin dilación indebida, y en todo caso en menos de 48 horas, cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos.
- Registro: Clinic Assistant mantiene el registro de actividades de tratamiento que realiza por cuenta de sus clientes (art. 30.2 RGPD).
- Fin del encargo: al terminar el contrato, la Clínica elige si sus datos se le devuelven (exportación, disponible durante 30 días) o se suprimen. Pasado ese plazo, Clinic Assistant los suprimirá, incluidas las copias, salvo que la ley obligue a conservarlos, y lo certificará si la Clínica lo solicita.
- Auditoría: Clinic Assistant pondrá a disposición de la Clínica la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitirá auditorías razonables, con aviso previo y a cargo de la Clínica.
14. Propiedad y contenidos
- El software, la marca y el resto de elementos de Clinic Assistant son de nuestra titularidad. La Clínica recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras dure la suscripción.
- Los datos y contenidos de la Clínica (su base de conocimiento, conversaciones, pacientes, presupuestos y facturas) son de la Clínica. Solo los usamos para prestarle el servicio.
- Podemos usar estadísticas técnicas agregadas y anónimas, que no permiten identificar a la Clínica ni a sus pacientes, para mantener y mejorar el servicio.
- Si la Clínica nos envía sugerencias de mejora, podemos incorporarlas al producto sin obligación de compensarla.
15. Limitación de responsabilidad
- Clinic Assistant responde de los daños directos que cause por incumplir este contrato. Salvo en caso de dolo o negligencia grave, esa responsabilidad se limita al importe que la Clínica haya pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la origina.
- Clinic Assistant no responde del lucro cesante, la pérdida de pacientes o de oportunidades de negocio, ni de daños indirectos.
- Tampoco responde de los daños derivados del contenido facilitado por la Clínica, de las respuestas que la Clínica haya aprobado o configurado para enviarse automáticamente, de las decisiones clínicas de sus profesionales ni de las interrupciones de servicios de terceros.
- Nada de lo anterior limita la responsabilidad que no pueda limitarse por ley.
16. Suspensión y resolución
Podemos suspender o dar por terminado el servicio, con aviso previo cuando sea posible, si la Clínica incumple gravemente estos términos, no paga, usa el servicio de forma ilícita o pone en riesgo la seguridad del servicio o de otros clientes. En caso de resolución, la Clínica podrá exportar sus datos durante 30 días, salvo que lo impida una orden judicial o administrativa.
17. Cambios en estos términos
Podemos modificar estos términos para adaptarlos a cambios legales, técnicos o del servicio. Comunicaremos los cambios relevantes por email con al menos 30 días de antelación. Si la Clínica no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigor. Seguir usando el servicio después supone aceptarlos.
18. Ley aplicable y jurisdicción
Este contrato se rige por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Madrid capital, con renuncia a cualquier otro fuero.
Para cualquier duda sobre estos términos, escríbenos a [email protected].